よくわかるDM発送代行

よくわかるDM発送代行

DM発送代行とは

DM発送代行とは、ダイレクトメールを送る際に必要な、「印刷」や「折り」「封入・封緘」「宛名ラベル貼り」「郵便番号区分」といった準備作業を代行し、出来上がったダイレクトメールをお客様に代わって郵便局や宅配便業者へ持ち込むサービスのことをいいます。

たとえば、一般の方が 手紙を出す場合、まず宛先の住所や宛名を印字し、
封入物を折って封筒に入れ、封を閉じ、切手を貼って郵便ポストに投函するという工程が必要です。
これらの工程を「DM作業」と呼びますが、このDM作業を代わって行うことを「発送代行」
若しくは「メーリングサービス」と呼ぶ場合もあります。

DM発送代行の業務内容

DM発送代行の業務内容には、DMを出す上で必要なすべての準備作業が含まれています。
たとえば、一般的な、封筒やハガキへの宛名印字・封入物の折り、封入・封緘といった作業はもちろん、
郵便料金の割引を受けるための広告郵便申請や郵便番号ごとの区分・結束、
そして完成したDMを郵便局やヤマト運輸などへ持ち込む運送業務も含まれます。
また、最近では、送り先の法人データ抽出や DM のデザイン・印刷など、
DM発送に関連する幅広い業務を含む場合もあります。

DM発送代行業者とは

DM 発送代行業者とは、DM(ダイレクトメール)を送る際に必要な、
封入物の「折り」や「封入・封緘」「宛名ラベル貼り」といった準備作業を代行し、
出来上がった DM をお客様に代わって郵便局や宅配便業者へ持ち込んでくれる業者のことをいいます。

DM発送代行会社に委託する3大メリット

DM発送代行会社に委託する3大メリット

1.人件費の削減

DM作業は、出す数が少なければ自社で行えますが、何千、何万となると多くの人手や広い作業場が必要ですし、
慣れないスタッフで準備作業をすると予想以上に時間がかかってしまい、かえって非効率です。
また、DM の作業ばかりに時間を取られて本業が疎かになる恐れもあるでしょう。
そのような場合、作業全般を DM発送代行業者に委託すれば、多くの人手や作業場確保の必要はありませんし、
熟練したスタッフが揃っているので作業効率が高く、むしろ経費削減になるというわけです。

たとえば、宛名ラベル貼りを例に考えてみます。一般の方が1時間集中して宛名ラベル貼り作業をした場合、
多少の個人差はあるものの 500~700 枚程度なら貼れるでしょう。
しかし、作業に慣れた熟練スタッフなら1時間に 1,000~1,200 枚のラベルを貼れます。
さらに、封入・封緘や二つ折り・三つ折り(機械作業も可能)といった作業もスピーディに処理できるため、
ある企業では、自社でDM発送を行なっていた場合と比べてコストを 41%も抑えられたという実績があります。

2. 送料の削減

配送サービスの価格(送料)は、「形状・重量・数量・距離・速さ」という 5 つの要素で決まるのですが、
中でも「形状」と「重量」、そしてなんといっても「数量」が価格決定において大きなウエートを占めます。

たとえば、郵便局の広告郵便割引制度も、差出通数に応じて段階的に割引率が高くなり、
100 万通を超えると郵便料金は 43%も安くなります。


また、ヤマト運輸や佐川急便といった大手運送会社と取引する際にも
物量が多いと大変有利な料金(スケールメリット)を引き出すことが出来ます。

DM 発送代行会社は、年間に何百万、何千万通という大量のDMを発送するので、
送料に対しても特別な割引を受けているのです。

少量のDMでもあきらめずに、まずはDM発送代行会社に相談してみて下さい。きっと送料の削減に繋がるでしょう。

3. 業務の簡素化

はじめて DM を出す場合に必要な工程を考えてみましょう。
まず、送り先を決めたら DM の形状やデザインを制作し、その後印刷に回します。
印刷物が仕上がったら、宛名ラベルを貼り、封入・封緘といった作業を行います。
最後に、完成した DM を郵便局やヤマト運輸などの運送会社に持ち込んで配達してもらうことになります。
また、これ以外にも、配送に必要な段ボールや封筒の手配などやることは沢山あります。

もしこれらの工程を個別の会社に委託するとなると、
「データ販売会社」「デザイン会社」「印刷会社」「DM 作業会社」「運送会社」というように、
複数の委託先とやり取りしなければならずとても面倒です。

ところが、DM 発送代行会社であれば、これら一連の工程をすべて一括して委託できるのです。
一括委託してしまえば、単にやり取りが楽になるだけでなく、スケジュール管理もスムーズになるので
準備期間が短縮できて、結果 DM 費用も削減できるというメリットがあります。

但し、中には、法人データやデザインなど一部業務を取り扱っていない発送代行会社もありますので、
どこからどこまで委託できるのかを予め確認しておきましょう。

DMを扱う業者の分類

DM を扱う会社がすべて DM 発送代行会社かというと、決してそうとはいえません。
企業規模や業務形態だけでなく、DM に関する専門性や取扱う物量、主たるサービスが何なのかによって様々です。
中には、DM 発送の知識に乏しく、注文は下請けのDM発送代行会社に丸投げといった会社もありますのでご注意下さい。

【DM専門の発送代行会社】

DM に関する専門性が最も高く、DM 発送のための送料や作業費が安いのも特徴。
また、宛名データの抽出や戻り DM のデータ化などサービス内容も幅広い。

【広告代理店】

広告全般の中で、一部 DM も取り扱っているという程度。
作業は外注が主体でDMの専門性に欠ける。

【印刷会社】

印刷が主たる業務だが、その延長で DM の業務も請け負っている。
作業は主に外注だが、最近は自社作業を行う印刷会社も。

【宛名データ販売会社】

宛名データを販売した延長で DM の業務も請け負っており、自社作業は行わず、
発送代行会社を下請けとして使うケースが多い。

【コンサルタント会社】

コンサルタントが主たる業務で、その延長で DM戦略を勧めることも。
自社作業は行わず、発送代行会社を下請けとして使うケースが多い。

【ホームページ制作会社】

ホームページ制作の延長として、お問合せや EC 顧客へ DM 発送を勧めることも。
自社作業は行わず、発送代行会社を下請けとして使うケースが多い。

【郵便局やヤマト運輸等の運送会社】

主たる業務は運送だが、その強みを活かしてDM作業から請け負う場合も。
但し、一般のDM発送代行業者と比較するとかなり割高。

以上、DM作業の委託先を探す際には、その会社の「主たるサービス」にぜひ着目して下さい。

DM発送代行業界の構造

DM発送代行業界は、株式上場しているような大規模な会社から、中小規模の会社、
そして下請け専門会社の4種構造になっており、それぞれに「得意な物量」というのがあります。

【大規模なDM発送代行会社】

上場企業や公官庁を主たる取引先とし、
何百万、何千万通といったダイレクトメールや請求書、確定申告書、選挙用紙などの発送を担う。
広大な作業施設と豊富な作業機器を有し、主に機械作業を得意とする。反面、手作業や小ロットの案件は苦手。

【中堅のDM発送代行会社】

公官庁や一般企業を主たる取引先とし、
数万通から数十万通のダイレクトメールを得意とする中堅規模の発送代行会社。
機械作業と手作業を併用し、幅広い案件に対応できる。

【小規模なDM発送代行会社】

一般企業を主たる取引先とし、
数千通から数万通のダイレクトメールを得意とする小規模の発送代行会社。
手作業が主体で小回りが利く。

【下請け専門の DM 発送代行会社】

同業他社の下請け業務を専門にする会社で、直接顧客から受注するのは稀。

数量に適したDM発送代行会社に委託する

仮に、1,000 通のダイレクトメールを出そうとして、
それを大規模な発送代行会社に委託するどうなるのでしょう?

大規模な発送代行会社は機械作業を得意にしていますが、これはあくまで大量の作業に使用するものです。
機械のセッティング自体は、数量の多少に関係なく同じ手間がかかるので、
少量の作業に機械を使うと逆に作業効率は悪くなり、一通あたりの作業単価も高くなってしまいます。

ですから、大規模な発送代行会社の場合、小ロットの注文は少量の得意な小規模発送代行会社や
下請専門の会社に再委託することがほとんどです。
つまり、1,000通の DM なら最初から少量を得意とする会社に委託した方が早く、そして費用も安く済むというわけです。
発送代行会社を探す際には、出す DM の数量に見合った会社を選びましょう。

DM発送代行会社の上手な使い方

DM発送代行会社に依頼できる最低通数は?

DM 発送代行会社に依頼するには、DMを出す数が多くないと受け付けてもらいえない…
そう思っていませんか?

たしかに、発送代行会社の中には受注する際の下限を設定している会社もありますが、
それは比較的中規模から大規模な発送代行会社です。
小規模な発送代行会社になると、10通から OK という会社もあります。
しかし、10通のDMを発送代行会社に委託するメリットはあるのかといえば、正直言ってNOです。
10通程度ならご自身で手書きするなりして出した方が絶対に早く、そして安く済みます。

では、発送代行会社に依頼する際の下限はどれくらいなのでしょう?

郵便なら割引は1,000通以上から

まず、最も費用割合の高い送料の面ですが、たとえば郵便局を使って DMを出す場合の割引制度は、
広告郵便割引なら2,000 通以上、バーコード割引は 1,000 通以上からが適用範囲です。
つまり、1,000 通を下回る郵便 DM は、発送代行会社を通して出しても、自ら直接出しても送料は変わらないということです。
また、定形外サイズの DM に利用される「ゆうメール」ですが、これは数量による特別割引制度が廃止※されたため、
数量に関係なく郵便局で出すと一通あたりの料金は定価(最低 180 円~)になります。
※大口特約ゆうメールは除く

DM便ならわずかな数量でも値引きが

次に、クロネコDM便ですが、これは DM 発送代行会社でなくても、
法人や個人事業主の方であればヤマト運輸との直接取引も可能です。
但し、わずかな数量では上限の 164 円を提示されることがほとんどなので、
やはり DM発送代行会社を通した方がお得です。
もちろん DM 発送代行会社も数量によってお客様への引き受け料金(送料)を決めているのですが、
わずかな数量でも多少の値引きはあるようです。

続いて作業費の面ですが、これもわずかな数量ではスケールメリットが活かせませんし、
宛名ラベル貼りや封入など簡単な作業ならご自身でやった方が安く済むでしょう。
但し、封入物を何枚も入れる場合や封入物を折る必用がある場合など、
複雑な作業は少量でも発送代行会社に委託した方が早くて得になるケースもあります。

発送代行会社を使う最低数量の目安

具体的には、ハガキや封書など、定型サイズの DM を郵便で出すなら1,000 通以上、
そしてA4サイズのDMをクロネコDM便で出すなら300通以上
をひとつの目安にして発送代行会社を使うと良いでしょう。

DM発送代行会社への見積依頼

見積依頼は電話がお勧め

DM 発送の見積りを依頼するには、大きく二つの方法があります。
ひとつは、DM 発送代行会社のサイトにある問合せページに、
住所・氏名、連絡先、DMの仕様といった必須項目を入力し見積もりを依頼する方法と、直接電話して口頭で見積を依頼する方法です。

では、見積依頼するにはどちらがよりベストな方法なのでしょう?
答えは後者の口頭で依頼する方法です。

意外と簡単な見積依頼

そもそもDM発送の見積もりを正確に出すためには、DMの形状・数量・重量といった基本的なこと以外に、
DMを出す目的(広告郵便割引適用の可否を判断する上で)や宛名印字の項目、封入や折り作業の有無といった情報が必要です。
さらに、印刷も含めてとなると色使いや紙の種類、デザインデータを作成した際のソフトやバージョンといった
詳細な情報も必要になります。

これらの情報を素人の方がすべて漏らさず記入するのは難しいでしょうし、
見積もりを出せたとしても、かなりざっくりしたものになってしまいます。
しかし、電話であれば、問合せ先の担当者が、見積もりに必要な項目をひとつずつ確認しながら質問してくれますので、
自分の希望を伝えていくだけで事は済んでしまいます。

また、複数の発送代行会社から見積もりを取りたいという場合にも、まずは一社目に口頭で依頼します。
次に、その際聞かれたこと(必須項目)をまとめておき、二社目以降は問合せ欄にコピペするといった方法がお勧めです。

DM 発送代行ならジャパンメールへ

ワンストップサービス

ジャパンメールでは、【企業リストの抽出・販売】から【デザイン・印刷】【各種 DM作業】、
そして【発送】に至るまで、ワンストップで全国のお客様にサービスを提供しております。

また、お客様ごとに専任担当者が付いてお世話しますので、
ダイレクトメールがはじめてというお客様にも安心してご利用いただけます。

ダイレクトメールのことなら、安さと、正確さ、そしてスピーディな対応で全国一を目指すジャパンメールにぜひお任せください。

DM(ダイレクトメール)のプロとして、お客様のビジネスに貢献いたします

株式会社ジャパンメールは、DM(ダイレクトメール)の発送代行業務はもちろん、
企画・デザイン、印刷、広告郵便申請など、DM発送にかかる面倒な作業を全て一括で格安に承っております。
年間1000万通以上のDM発送を請け負っており、大企業から個人の方に至るまで、
全国各地の様々なお客様に継続的にご利用いただいております。

創業以来、DM発送に特化し、一社一社のお客様のご要望にお答えしてきたことで培われた
経験やノウハウを最大限に活かし、これからもDM発送のプロフェッショナルとして、
皆様のお役に立てるサービスを提供してまいります。
DM発送に関してご不明なことがございましたら、どんなことでもお気軽にご相談ください。