そのDMゆうメールでは送れません -信書と見做された実例と対策-

信書と見做された事例と対策

1.郵便料金の値上げ対策には特約ゆうメールが有効

今秋に予定されている郵便料金の大幅値上げは、DMを広告戦略に活用されている企業様にとってかなり頭の痛い問題ではないでしょうか。

郵便料金の大幅値上げ

しかし、ご安心下さい!この値上げに対抗する手段としては、送料が安く、値上げ幅を抑える効果がある「特約ゆうメール」への切り替えが大変効果的です。

※特約ゆうメールへの切り替えが効果的な理由はこちら➡

特約ゆうメールへの切り替え

ただし、特約ゆうメールに切り替える上でネックとなるのが、郵便局における内容物の事前審査(信書チェック)です。
ゆうメールの場合、内容物はもちろん、添付する送付状や案内状の宛先、文言等についても、信書に該当しないかどうかの判断を下すための大変厳しい事前審査があります。

そもそも、ゆうメールで信書を送ることは郵便法や信書法違反にあたりますので、もし信書と見做されれば、料金の高い普通郵便やレターパックで送るしか手はありません。

2.そもそも「信書」とは?なぜ送れないの?

①「信書」ってなに?

たとえば、離れて住む息子へあてた母の手紙、恋人に宛てたラブレター、結婚式の招待状など、特定の相手に送る差出人の思いを表す文書のことを「信書」といいます。
ちなみに、郵便事業を所管する総務省のガイドラインでは、信書の定義について以下のように説明されています。

信書とは?

引用元:信書に該当する文書に関する指針 -総務省-

信書に該当するもの

引用元:日本郵便

②信書の取り扱いは法律で定められています

郵便事業について定められた「郵便法」という法律の中で、信書の送達については一定の制限が設けられており、たとえ郵便局であっても信書を送ることができるサービスは以下の4種類のみに限定されています。

●定形郵便 ●定形外郵便 ●レターパック ●スマートレター

ゆうメールは、(信書以外の)書籍や商品カタログなどの送付を目的としたサービスであって、ゆうメールで信書を送ることは処罰の対象になりえるのです。

※信書や郵便法について、より詳しく知りたい方はこちら⇒

3.事前審査で郵便局に「信書」と見做された実例

(1)送付状の宛先名を指摘された実例

信書に該当すると指摘された宛先名 対処例
〇〇〇クラブ会員各位 各位
東京都にお住まいのお客様限定!! 「東京都」だと対象範囲が広いので問題なし
〇〇〇機器導入サロン様限定 お客様各位
防災ご担当者様へ ご担当者様
〇〇〇〇マンションにお住いの皆様へ 皆様へ
〇〇〇〇〇〇取扱先各位 お客様各位
〇〇〇〇〇〇コース受講生のみなさまへ 皆様へ
不動産管理会社 御中 削除
〇〇〇〇にご掲載の病院ならびに企業様 動物病院様・企業様
〇〇学園 第3期卒業生の皆様へ 皆様へ
〇〇〇〇のオーナー様限定 削除
人事・総務・労務ご担当者様へ ご担当者様へ
産業廃棄物処理業者様へ ご担当者様へ
介護施設経営者限定 介護施設経営者向け

(2)文書中の文言を指摘された実例

信書に該当すると指摘された実例 対処例
当サイトへの求人掲載をお申込みいただいた事業者様が対象の・・・ 文章自体削除
〇〇〇の定期コースをご利用中の皆様へ 皆様へ(前文を削除)
いつも〇〇〇商品をご愛顧いただき・・・ いつも弊社をご愛顧いただき(商品名を削除)
〇〇〇定期コースご加入中の皆様には・・・ 皆様には(前文を削除)
弊社の〇〇〇〇をご愛顧いただき・・・ 弊社をご愛顧いただき(商品名を削除)
弊社サイトにご登録の求職者様にお送りしております・・・ お送りしております(前文を削除)
当サイトへの求人掲載をお申込みいただいた事業者様が対象の・・・ 文章自体削除
貴店でご注文いただいた〇〇〇〇の在庫につきまして・・・ 特定の注文者向けの案内のため全文削除
〇〇〇〇年に認証取得後 10年目を迎えられたお客様・・・ 宛先を特定しているため削除
〇〇〇〇様には例年のお願いとなり大変恐縮ではございますが・・・ 日頃からご愛顧頂いている中大変恐縮ではございますが・・・
令和〇年度入試におきましては、先生方のご協力とご支援を賜り、多くの有望な新入生を迎えることとなりました。 書状(手紙)は信書に該当するため全文削除
このお手紙を送らせて頂いているお客様は、弊社の〇〇〇〇〇サービスの中でも特別なお客様に送らせて頂いております。 相手を特定している文章のため削除
ご愛用いただいたお客様や、ご支援下さったお取引様のお力添えの賜物と・・・ 日頃からご愛顧頂いたお客様に・・・(後半は削除)
長年〇〇〇〇〇サービスをご利用頂きましたことは・・・ 長年弊社をご利用頂きましたことは・・・(商品名・サービス名を削除)

(3)信書チェックのポイント

「お客様各位」という表現は、商取引上の慣用語として使用されており、特定の受取人に宛てたものと言えないため信書扱いになりません。
「お得なサービスのお知らせ」などチラシに一般的な情報のみを載せた場合は、特定の受取人に宛てたものと言えないため信書扱いになりません。
「いつもご利用頂きありがとうございます」という表現は、商取引上の慣用語として使用されており、特定の受取人に宛てたものと言えないため信書扱いになりません。

4.信書であっても送れる「添え状」とは

貨物等を送付の際に添付される無封の添え状や送り状も本来信書に該当するのですが、実は、これについては貨物に添えて送付することが許されています。(郵便法第4条第3項)

とはいえ、掲載する情報の性質・表現等が「添え状・送り状」の規定に則っていることが条件であり、最終的にその判断を下すのは郵便局側ということになります。

添え状とは

引用元:信書に該当する文書に関する指針 -総務省-

5.受け入れざるを得ない郵便局の判断

果たして、内容物が信書に該当するのか否か、また、仮に信書であっても添え状や送り状と見做してもらえるのかどうかなど、残念ながらその最終判断は郵便局に委ねるしかありません。

弊社においても、これまで大変数多くの事前審査を受けてまいりましたが、正直なところ郵便局の判断やその指摘に対して疑義を抱いたことも一度や二度ではありません。

しかし、仮に反対意見や文句を言ってみたところで、結局、最後は審査を担当した局員の判断に従わざるを得ないというのが実情です。従って、郵便局からの指摘に対してはそれを素直に受け入れ、文言を修正・削除するなどしてゆうメールの規定に沿った形で発送することをお勧めしています。

6.まとめ

信書は、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されていますが、この文言だけで明確に分類できるものでもありません。
実際、現場においては、信書に該当するのか否か判断に迷うこともざらです。
万一、差出当日になって信書だと判断されれば、印刷も含めてすべて無駄になってしまいますので、早めに内容物の事前審査を受けておくことが最も有効な対策といえるでしょう。

弊社では、印刷前に必ず郵便局で内容確認を受けており、審査も大変スピーディに行われています。DM発送をお考えの方はぜひ一度ご相談ください。