株式会社ジャパンメール | DM(ダイレクトメール)や販促ツールの企画制作、発送代行

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ニュース・スタッフブログ
2017.8.17

1.取扱量の多さと取引形態

 

ヤマト運輸や佐川急便といった物流会社の配送サービスは個人のお客様でも使用できますが、依頼する数が単品もしくは少量であるがために送料はほとんど定価です。

対して、発送代行会社は、年間に何百万、何千万という数量を依頼するため、送料は年間の取扱い量や出荷方法、過去の取引実績や送料の決済方法といった様々な条件に応じて決まります。要は、物流会社側も取引量や取引金額が多く、安心して付き合える発送代行会社には送料を安く、そうでない会社には送料を高く設定することでリスクヘッジしているというわけです。

弊社では、これまで築き上げた取引実績や信頼関係、そして何より、資金力を活用し送料を前払いしていることから、物流会社とは大変安い価格で契約を交わせています。

 

2.中小ロットに特化

 

DMを送るために必要な作業には、宛名ラベルの出力やラベル貼り、封入・封緘、宛先の住所ごとにグループ分けをする区分、宛先に応じて異なった封入物を入れるマッチング(照合)といった様々な工程があり、これら作業工程は、数量の大小によって機械作業と手作業に分かれます。

まず大ロットの場合ですが、たとえば何十万通、何百万通といったDMを送る場合、宛名貼りから封入・封緘までをラベリングマシーン(自動宛名貼り機)やインサーター(自動封入機)といった作業機器を使って行うため、あらかじめ封筒や封入物も機械作業に適した仕様で制作しています。また、大変作業効率の高い機械作業ですが、通数の大小にかかわらず機器のセッティングに要する手間や時間は同じなので、数量が少ないと作業効率が悪くなり逆に作業単価が割高になるという難点もあります。さらに、作業機器は大変高額で、数千万~数億円するものまであります。当然、設備投資にかかる費用も莫大で、結局その費用が価格に転嫁されているのです。

次に、5万通以下、中小ロットの場合はどうかというと、ほとんどがスタッフによる手作業で行われています。大ロットの案件には不向きな手作業ですが、高額な作業機器や莫大な設備投資は必要ありませんし、どのような封筒や封入物であっても対応できるという利点があります。また、繁忙期や閑散期に応じてスタッフの人員調整が出来るので、費用対効果も高く、作業費を安く抑えられというわけです。なお、最近は、機械作業に適さないビニール封筒(OPP封筒)の需要が高まっていることもあり、手作業の割合は年々増しています。

このように、当社は、あえて中小ロットの案件に特化することで、DM発送に要する作業費を最小限に抑えているのです。

 

【手作業の利点】

  • 高額な作業機器が必要ないので、作業費を安く抑えられる。
  • 設備投資も安く済むので経営が安定し、結果作業費を安く抑えられる。
  • 作業スタッフの人数調整ができるので費用対効果が高く、結果作業費を安く抑えられる。
  • どのような封筒や封入物にも対応できる。

 

【手作業の難点】

  • 大ロットの案件は納期が長くなってしまい対応できない。

 

3.DM専門の会社だから

 

発送代行会社のホームページをよく見ると、本来印刷会社でありながら関連性のあるDMを扱っている会社や、DMの発送方法が限定されている会社、単に広告代理店がサービスのひとつとしてDMを扱っているケースなど、「DM専門」とはいえない会社も多く見られます。

また、DMの発送には、郵便法や個人情報保護法、各種郵便規定など様々な制限もあるため、しっかりとした専門知識が必要です。

それに対し、当社はDMに特化した専門会社なので、まず発送方法の取扱いが多種多様です。日本郵政の広告郵便や利用者区分郵便、タウンメール、ヤマト運輸のDM便、ネコポス、佐川急便の飛脚メール便、大口特約ゆうメールなど、各々のメリット・デメリットをすべて把握している当社だから、お客様のニーズに合わせて最適な発送方法を最安値でご提案しています。

 

4.リピート率97.8%

 

シリーズDM(見込み客に年間を通してあえて同じテーマで複数回送り続けるDM)という用語があるように、DM発送は定期的に行うのが最も効果的といわれています。アパレル関連の会社が季節の変わり目ごとに送るファミリーセールDMや、上得意客を対象にした特別招待会DMなどもその中のひとつですが、では毎回DM発送の依頼先を替えるのでしょうか。

DM発送のご担当者様も色々な仕事を抱えていらっしゃいますし、その都度、複数の会社から見積もりを取り、何度も打ち合わせを行って依頼先を決めるとなると大変です。ですから、一度依頼先を決めると、次回も同じ発送代行会社を使うケースが一般的には多いようです。

また、発送代行会社にしても、DMの仕様が同じであれば良い意味で慣れていくので作業効率が上がり、その結果費用対効果もアップします。従って、定期案件を多く持つことは発送代行会社にとっても重要なポイントなのです。

とはいえ、依頼した発送代行会社で封入や印字のミスが多発したり、スタッフの対応が悪かったりすれば顧客満足度は下がり、依頼先も替えざるを得ません。つまり、リピート率がその発送代行会社の良し悪しを現しているといっても過言ではないのです。

当社のリピート率は97.8%という高さもさることながら、5年以上の長きに渡ってお取引頂いている企業様が全体の4割を占めています。

正直、過去に作業ミスが一度も無かったわけではありませんし、ご担当者様からお叱りを受けたこともあります。しかし、その都度誠意をもって最大限の対応を行い、また、その失敗を糧に改善を重ねてきたことが現在のリピート率に現れているのだと思いますし、定期案件が多く作業効率の高い弊社だから価格も抑えられるのです。

 

5.作業用資材を独自ルートで激安仕入れ

 

DM発送に欠かせないもの、それが宛名ラベルの用紙やビニール封筒、段ボールといった作業用資材です。

それぞれ単品で購入してもたいした価格ではありませんが、当社はDMを大量に出すため、このような資材も大量に消費します。そこで、当社は、コスト削減のために資材を大量に仕入れるだけでなく、現金一括、即時決済を条件に独自の仕入れルートを構築。どこよりも安く資材を仕入れ、その分をお客様に還元しています。

「塵も詰まれば山となる」まさにそれがジャパンメールのコスト削減方法です。

 

6.固定経費を最小限に抑える経営方針

弊社では、多くの正社員を雇っての飛込営業や電話セールスといった営業形態を取っておりません。むしろ優秀な人員に絞りこみ、従業員にはしっかりとした社会常識やマナー、そしてDMに関する専門知識を身に付けさせた上で少数精鋭化を図っています。

また、集客はホームページや顧客からのご紹介、一括見積サイトといったインターネットを活用し行っているため、人件費をはじめとした固定経費を最小限に抑え、その分をお客様に還元しています。

なお、お客様をお世話する専任の担当者は、DMの専門知識を身に付けた精鋭スタッフばかりですから、わからないことがあれば何でもお気軽にご相談ください。

 

7.熟練の作業スタッフと内職の活用

手作業中心の弊社では、熟練の作業スタッフの存在が欠かせません。たとえば、宛名ラベル貼りひとつにしても、一時間当たり800枚貼れる人よりも1,000枚貼れる人の方が作業効率は良いわけで、正確性と作業スピードを併せ持った優秀な作業スタッフがいるからこそ実現できる激安価格なのです。

また、弊社では、自宅で作業を行う内職スタッフも活用しています。発送代行会社の中には、個人情報漏洩の危険を伴うという理由から、内職の活用を公にしなかったり、場内作業(作業場内から資材を持ち出さないで行う)に限定しているところもあります。しかし、パート代や交通費の高騰から、場内作業に限定するとどうしても価格に転嫁せざるを得ないという事情があるのも事実です。

その点、内職スタッフは出来高制ですし、作業場へ通うための交通費がかからないので人件費も抑えられ、費用対効果が上がります。もちろん、個人情報保護の観点から、内職スタッフに任せるのは、封入・封緘、法人リストからの宛名貼りといった作業に限定しています。

 

8.幅広いパートナー企業の存在

DM発送の業界にも繁忙期と閑散期があります。特に11~12月は、年末に向けたセールDMの依頼とお歳暮の配送が重なることから一年で最も忙しい時期です。さらに平常期であっても、複数の依頼が偶然重ってしまうことや、スケジュールがタイトな緊急案件が舞い込むことも。

そんなときでも、お客様の依頼にお応えするため、弊社は優秀な企業とパートナー契約を結んでおり、一部業務を委託することがあります。機械作業専門の会社、折りや圧着加工に長けた会社など、その特徴を活かすことでよりスピーディに、そしてより多くの依頼にお応えすることが出来ます。特に、繁忙期などは、スケジュールの空いている会社に業務委託することがむしろ作業費を抑えることにも繋がるのです。

2017.8.9

ダイレクトメールを活用されている企業のご担当者様の中には、「ダイレクトメールは信書ではない」と思い込んでいる方がいらっしゃいます。

総務省が公表している信書に関するガイドラインを見ると、ダイレクトメールについても以下のように分類しています。

 

■「信書に該当する」ダイレクトメール

  • 文書自体に受取人が記載されている文書
  • 商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章

■「信書に該当しない」ダイレクトメール

  • 専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
  • 専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの

 

これを見ても明らかなように、ダイレクトメールといっても仕様によっては「信書」と見做される場合があるのです。

 

具体例でいうと・・・

◆案内状やお知らせの文章内に受取人名が記載されている場合 → 信書

◆案内状やチラシ、パンフレット等に、受取人の商品購入履歴や購入の際に付与されるポイントなど特定の情報が記載されている → 信書

要は、内容物に特定の個人に向けた情報や告知、案内が入っているものは信書で、不特定多数に送る同一の内容物は信書にあたらないと考えても良いでしょう。

なお、信書に該当するか否か不安な場合は、事前に関係機関に確認を取ることをお勧めします。

2017.8.7

田舎に住むお母さんが上京した息子に宅配便でお米と食材を送る。

息子が荷物を開けてみると、中には封筒に入った母親からの手紙が・・・

 


テレビドラマなどでよく見かける場面ですが、これが郵便法という法律に抵触する恐れのあることをご存知でしょうか?

 

まず、母親が息子に宛てた手紙を「信書」といいます。
信書についてもう少し詳しく調べると、総務省の定めたガイドラインには、次の様にあります。

 

「信書」とは、郵便法第4条第2項において「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」であり、「特定の受取人」とは、差出人がその意思の表示又は事実の通知を受ける者として特に定めた者のこと。また、「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、差出人の考えや思いを表し、又は現実に起こり若しくは存在する事柄等の事実を伝えることである。

 

郵便法(昭和22年法律第165号) (抜粋)

第四条(事業の独占)
会社以外の者は、何人も、郵便の業務を業とし、また、会社の行う郵便の業務に従事する場合を除いて、郵便の業務に従事してはならない。ただし、会社が、契約により会社のため郵便の業務の一部を委託することを妨げない。

  • (2) 会社(契約により会社から郵便の業務の一部の委託を受けた者を含む。)以外の者は、何人も、他人の信書(特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書をいう。以下同じ。)の送達を業としてはならない。二以上の人又は法人に雇用され、これらの人又は法人の信書の送達を継続して行う者は、他人の信書の送達を業とする者とみなす。
  • (3) 運送営業者、その代表者又はその代理人その他の従業者は、その運送方法により他人のために信書の送達をしてはならない。ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。
  • (4) 何人も、第二項の規定に違反して信書の送達を業とする者に信書の送達を委託し、又は前項に掲げる者に信書(同項ただし書に掲げるものを除く。)の送達を委託してはならない。


第七十六条(事業の独占を乱す罪) 第四条の規定に違反した者は、これを三年以下の懲役又は三百万円以下の罰金に処する。

 

 

まり、このケースは、母親が特定の受取人である息子に対し、母親の考えや思いを表した手紙(信書)を送ったということになるのですが、実は、送る方法が「宅配便」であることが問題なのです。

(注)貨物の送付と密接に関連し、その貨物を送付するために従として添付される無封の添え状・送り状は、信書に該当しますが、貨物に添えて送付することができます。(郵便法第4条第3項)

 

現在、信書を送る手段として法的に認められているのは・・・

◆日本郵便・・・定型郵便、定形外郵便、レターパック、EMS
◆佐
川急便・・・飛脚特定信書便
◆ヤマト運輸・・信書を送れるサービスは扱っていない

 

要は、信書を送る方法として認められていない宅配便を使ったことが郵便法に抵触するかも知れないのです。

このケースについて、宅配最大手のヤマト運輸にも確認しましたが、「荷物の中に手紙(信書)が含まれていることを事前に知っていたなら、そもそも配達の引き受けを拒否する」との答えでした。

おそらく、母親は信書の定義や郵便法など知りもしませんから、当たり前のように手紙を添えたのでしょうし、荷物の中に息子宛の手紙が含まれていることを告げなかったので配送業者に非があるとはいえません。荷物を受け取った息子も母親同様です。

ですから、一般の方ならまず郵便法云々を問われることはないように思いますが、これが企業間取引になると話が違ってきます。世の中には物知りが居て、信書の送付による郵便法違反容疑を理由に、差出した企業をはめようとする変わり者もいるようです。

 

過去には、こんな実例があります。

 

グッドウィルの郵便法違反容疑
人材派遣大手のグッドウィル(2009年12月31日付で解散)は、2007年7月、データ装備費の 返還を伝える文書約80万通を派遣スタッフ宛にヤマト運輸のメール便(当時)で送付。この文書は、「信書」である可能性 が高い(郵便法違反)とみられていたが、グッドウィルもそれを認め、総務省に対し再発防止策を申し出たことから告発は見送られた。

 

埼玉県職員の郵便法違反
2009年6月、埼玉県の女性職員が「信書」に該当する文書を、ヤマト運輸のメール便(当時)で送ったところ、その文書を受け取った男性が郵便法違反容疑で埼玉県警に告発。捜査の結果、埼玉県と女性職員、ヤマト運輸とその男性従業員が書類送検された。

 

便利だからといって、信書に該当する文書をメール便や宅配便等で送ってしまうと、送った本人に悪気がなくても悪意をもった受取人がその事実を逆手にとってくる場合だって考えられるのです。

 

ちなみに、ヤマト運輸が平成27年3月末をもって旧クロネコメール便を廃止し、現在のクロネコDM便に取扱いを代えたのも信書が大きく関係しています。

それまでのクロネコメール便は一般個人でも利用できたため、中にはメール便で信書に該当する文書を送ってしまうケースも多々見られました。

ヤマト運輸としては、郵便法違反の認識がない利用者が容疑者になるリスクを防ぐため、個人でも利用できたメール便を廃止し、その代替サービスとして、法人契約限定のクロネコDM便をスタートさせたのです。

クロネコDM便は、事前に内容物の種類を確認できるカタログ、パンフレットなどの「非信書」に限定したメール便サービスで、現在では企業のダイレクトメール発送にかかせないものとなっています。

 

さて、ここまで「信書」について説明致しましたが、特に、ダイレクトメール(DM)を活用する企業のご担当者様は、「信書」の取扱いについて最低限の知識を身に付け、社内に周知するなどして、ぜひ郵便法違反のリスク防止にお役立て下さい。